Przypominamy o kluczowych zasadach dotyczących wprowadzania faktur ustrukturyzowanych (KSeF) do wniosków o płatność.
Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce zmianie uległa definicja daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Przypominamy, jak poprawnie interpretować te dane na potrzebę sporządzania wniosków o płatność w ramach Programu Interreg Polska – Słowacja 2021 – 2027.
Najczęstszy błąd: Dwie różne daty na fakturze
W praktyce bardzo często dochodzi do rozbieżności pomiędzy: datą wskazaną w treści dokumentu (np. wygenerowaną przez program księgowy wystawcy), a datą faktycznego przesłania/przyjęcia faktury w systemie KSeF.
Pamiętaj! Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi za oficjalną datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się dzień jej przesłania do KSeF (tj. datę rejestracji w systemie KSeF), a nie datę widniejącą w polu tekstowym dokumentu.
Jak prawidłowo wykazywać faktury we wniosku o płatność?
Aby uniknąć poprawek oraz opóźnień na etapie weryfikacji wniosku o płatność przez Kontrolera Krajowego, prosimy o stosowanie się do poniższych wytycznych:
- data wystawienia dokumentu – we wniosku o płatność (w zestawieniu dokumentów księgowych) jako datę wystawienia faktury należy podawać datę jej przyjęcia w systemie KSeF,
- okres kwalifikowalności i sprawozdawczość – przypisując wydatek do danego okresu sprawozdawczego, należy sugerować się oficjalną datą KSeF oraz datą poniesienia wydatku (zapłaty).
Jakie działania warto wdrożyć?
Aby uniknąć problemów związanych z błędnymi datami faktury poinformuj osoby odpowiedzialne za rozliczanie projektu oraz księgowość o konieczności sprawdzania daty rejestracji dokumentu w systemie KSeF. Zanim prześlesz wniosek o płatność, upewnij się, że daty wpisane w systemie teleinformatycznym programu są zgodne z datami przyjęcia faktur przez KSeF.
Stosowanie się do powyższych zasad znacząco usprawni proces weryfikacji wydatków i pozwoli uniknąć konieczności składania dodatkowych wyjaśnień lub korekt.
W przypadku dodatkowych pytań dotyczących kwalifikowalności wydatków zachęcamy do kontaktu z właściwym Kontrolerem Krajowym.