Realizacja projektów transgranicznych w ramach programu Interreg Polska-Słowacja 2021 – 2027, wiąże się z udzielaniem zamówień publicznych. Zrozumienie i stosowanie zasady konkurencyjności, obowiązującej polskich beneficjentów, to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim gwarancja, że wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne, a projekt zostanie rozliczony bez zakłóceń.
Kiedy i jak stosować zasadę konkurencyjności?
Głównym celem zasady konkurencyjności jest zapewnienie, że każde zamówienie zostanie udzielone w sposób gwarantujący uczciwą konkurencję, równe traktowanie wykonawców oraz pełną przejrzystość działań.
Procedura ta jest obowiązkowa w przypadku zamówień, których wartość netto przekracza 80 000 zł a nie przekracza kwot zobowiązujących beneficjenta do stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
W przypadków podmiotów które są zwolnione ze stosowania ustawy PZP należy pamiętać, iż nie są zwolnione ze stosowania procedury Bazy Konkurencyjności.
Istnieją co prawda specyficzne wyłączenia, w których zasady tej nie trzeba stosować, jednak każde odstąpienie od procedury musi zostać jednak szczegółowo uzasadnione na piśmie. Pełny katalog sytuacji, w których nie stosuje się zasady konkurencyjności, dostępny jest w załączniku nr 16.1 do Podręcznika Programu Interreg Polska – Słowacja 2021 – 2027, tj. w Szczegółowych zasadach udzielania zamówień w ramach zasady konkurencyjności dla polskich beneficjentów.
Warto podkreślić, że dla podmiotów będących zamawiającymi w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeśli postępowanie zostanie przeprowadzone zgodnie z przepisami Pzp.
Szacowanie wartości zamówienia
Prawidłowe rozpoczęcie procesu zakupowego zależy od starannego oszacowania wartości zamówienia, co musi zostać udokumentowane w sposób umożliwiający audyt (np. w notatce służbowej z szacowania wartości zamówienia). Kluczowe jest, aby przy szacowaniu nie dzielić zamówienia na części, w celu ominięcia przepisów. Należy przy tym pamiętać o trzech tożsamościach:
- przedmiotowej: czy usługi, dostawy lub roboty są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie?
- czasowej: czy możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie?
- podmiotowej: czy zamówienie może zostać wykonane przez jednego wykonawcę?
Ważne: Surowo zabronione jest zaniżanie wartości zamówienia lub jego sztuczny podział w celu ominięcia stosowania zasady konkurencyjności. Takie działanie jest jednym z najczęściej wykrywanych naruszeń podczas kontroli.
Przygotowanie zapytania ofertowego
Jednym z najważniejszych etapów postępowania jest przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz kryteriów oceny.
Opis przedmiotu zamówienia musi być jednoznaczny i wyczerpujący. Nie można wskazywać konkretnych znaków towarowych czy patentów, chyba że jest to absolutnie konieczne i towarzyszy mu dopisek „lub równoważne”. Do opisu należy obowiązkowo dołączyć odpowiednie kody CPV.
Z kolei kryteria oceny powinny być związane z przedmiotem zamówienia i sformułowane w sposób zrozumiały. Co ważne, kryteria nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, takich jak jego wiarygodność ekonomiczna czy dotychczasowe doświadczenie – te elementy mogą być jedynie warunkami udziału w postępowaniu, a nie punktowanymi kryteriami.
Przeprowadzenie zamówienia
Komunikacja w całym procesie – od ogłoszenia, przez pytania wykonawców, aż po składanie ofert – odbywa się elektronicznie za pośrednictwem portalu BK2021. Jest to narzędzie zapewniające pełną ścieżkę audytu i transparentność procesu.
Aby zapewnić wykonawcom realną szansę na przygotowanie i przedstawienie swojej oferty, należy zachować minimalne terminy:
- 7 dni dla dostaw i usług.
- 14 dni dla robót budowlanych.
- 30 dni dla zamówień o bardzo wysokiej wartości (powyżej progów unijnych).
Osoby przygotowujące i prowadzące postępowanie muszą zachować pełną bezstronność. Każdy pracownik zaangażowany w proces musi złożyć pisemne oświadczenie o braku powiązań z Wykonawcami. Z kolei beneficjenci niebędący zamawiającymi publicznymi, nie mogą udzielać zamówień podmiotom, z którymi są powiązani osobowo lub kapitałowo.
Wybór wykonawcy i zawarcie umowy
Wybór najkorzystniejszej oferty musi opierać się wyłącznie na kryteriach wskazanych w zapytaniu ofertowym. Co istotne, kryteria oceny nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy (np. jego doświadczenia czy wiarygodności finansowej), lecz muszą odnosić się bezpośrednio do przedmiotu zamówienia (np. ceny, jakości, aspektów środowiskowych).
Jeśli cena oferty wydaje się nierealna lub jest niższa o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert, zamawiający musi wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień i dowodów dotyczących wyliczenia ceny. Ofertę można odrzucić wtedy, gdy złożone wyjaśnienia nie uzasadniają podanej kwoty w sposób przekonujący.
Cały proces kończy się sporządzeniem protokołu i zawarciem umowy w formie pisemnej lub elektronicznej. Raz zawarta umowa co do zasady nie powinna ulegać istotnym zmianom, chyba że takie możliwości zostały przewidziane w samym zapytaniu ofertowym.
Możliwe konsekwencje naruszeń
Nieprzestrzeganie powyższych zasad może nieść za sobą poważne skutki dla beneficjenta. Uniknięcie błędów to najprostsza droga do pełnej kwalifikowalności wydatków. Do najczęstszych błędów należą:
- błędne szacowanie i podział zamówień,
- nieopublikowanie zapytania w bazie BK2021,
- niejasne lub dyskryminujące warunki udziału,
- niezastosowanie kryteriów oceny opisanych w zapytaniu,
- zbyt krótkie terminy uniemożliwiające przygotowanie rzetelnej oferty,
- zawarcie umowy z podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo,
- zawarcie umowy w formie ustnej zamiast pisemnej lub elektronicznej oraz brak publikacji informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,
- dokonanie istotnych zmian w umowie, które nie zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym.
Naruszenia te mogą skutkować nałożeniem korekt finansowych, co w praktyce oznacza konieczność zwrotu części dofinansowania lub uznanie wydatku za całkowicie niekwalifikowalny.
Podsumowanie – dlaczego warto dbać o szczegóły?
Zasada konkurencyjności to narzędzie wspierające profesjonalizm i rzetelność w wydatkowaniu funduszy unijnych. Działając zgodnie z wytycznymi, budują Państwo pozytywny wizerunek swojego projektu i zapewniają jego bezpieczną realizację, co pozwala skupić się na osiąganiu zamierzonych celów transgranicznych.
Warto zaznaczyć, że w przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących zamówień publicznych, można kontaktować się na bieżąco z właściwym dla projektu kontrolerem który na podstawie swojej wiedzy i doświadczenia udziela stosownych rekomendacji. Dane teleadresowe kontrolerów krajowych dostępne są na stronie internetowej programu pod linkiem: kliknij tutaj.